Da Gennaio, con l’introduzione della fattura elettronica, il lavoro del settore amministrativo e contabile viene modificato e in alcuni casi potrà andare a complicarsi; sarà ora difficile creare un documento contabile che contenga tutti i dati spesa di ogni singolo veicolo poiché anche le schede carburante vengono eliminate e completamente rimpiazzate dalle fatture elettroniche.
Si capisce fin da subito che, avendo una singola fattura per ogni rifornimento, il lavoro contabile va a moltiplicarsi anche perchè, nonostante le nuove fatture elettroniche riportino tutti i dettagli necessari ai fini della rendicontazione dettati dalle ultimi normative, non riportano la targa del veicolo che ha effettuato il rifornimento; sarà quindi compito del settore amministrativo rintracciare e ricollegare ogni fattura al veicolo in questione.
La situazione che solitamente si vanno a creare, soprattutto per aziende di medie e grandi dimensioni, è quella dei cosiddetti contratti di netting, ovvero accordi con una o più catene di distributori. In questo modo ci si può accordare per ricevere una singola fattura mensile che raggruppi tutte le spese (rifornimenti, lubrificanti, lavaggi, etc.) collegate ai veicoli aziendali in possesso della ditta. Nella maggior parti dei casi viene anche allegato un elenco descrittivo delle spese per ciascuna delle fuel card utilizzate, volta a risolvere il problema della suddivisione per targa. 
I dipendenti di aziende che hanno contratti di netting potranno comunque rifornirsi presso stazioni di servizio non convenzionate ma in questo caso riceveranno una singola fattura che naturalmente non sarà parte del riepilogo mensile e il carburante dovrà essere pagato direttamente all’acquisto.
Le fatture elettroniche per acquisti carburante vengono definite dal codice identificativo CARB nella sezione TipoArticolo. Una volta ricevute, si potrà optare per una registrazione immediata delle stesse scegliendo di riconciliarle in un momento successivo o, in alternativa, sospendere la registrazione in attesa di effettuare la riconciliazione.
Il primo metodo si utilizza nei casi in cui il livello di detraibilità IVA sia omogeneo su tutta la fattura (sia se singola che riepilogativa) così che la fattura possa venire registrata anche se non si conosce quale veicolo abbia effettivamente sostenuto la spesa. Sarà necessario poi ricollegare ogni fattura alla giusta targa per confermare il giusto trattamento delle detraibilità e non incorrere in sanzioni.
Se la flotta aziendali non è omogenea (ad esempio se dotata di autocarri oltre che autovetture), è preferibile sospendere la registrazione per essere certi di identificare la targa del veicolo collegato a ciascuna fattura elettronica in modo da evitare problemi nel calcolo delle detraibilità IVA.
Le aziende dovranno quindi cercare adattarsi e rinnovarsi cercando soluzioni prestando attenzione soprattutto a massimizzare l’efficienza dei processi di rendicontazione.
Oltre all‘ emissione di fattura al rifornimento, da Gennaio tutti i pagamenti di carburante dovranno essere effettuate con metodi tracciabili come carte di credito o debito, carte prepagate sia fisiche che virtuali.
I contanti non saranno più accettati come metodo di pagamento per l’ottenimento di fatture elettroniche.
Uno dei metodi più semplici per far fronte alle novità della Legge di Bilancio è quello di utilizzare un solo circuito di pagamento.
Le carte prepagate offrono una soluzione facile da introdurre e molto sicura poiché non collegata al conto aziendale. Si potrebbe ad esempio collegare ogni singola carta da un veicolo o dipendente che verrà utilizzata per tutti rifornimenti, rendendo la fase di riconciliazione quasi immediata. Avendo tutte le informazioni a portata di mano diventa facile anche la creazione e registrazione delle fatture sul libro giornale.
Tutte le aziende che possiedono una flotta aziendale dovrebbero seguire un simile approccio in modo da risparmiare molto tempo e quindi molto denaro in fase amministrativa.
